Desain Sistem Secara Terinci

BAB VIII 

DESAIN SISTEM SECARA TERINCI

8.1  DESAIN INPUT TERINCI

Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi – transaksi yang dilakukan oleh organisasi. Data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi.

Dokumen dasar merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi untuk diolah.

v  MENGATUR TATA LETAK ISI INPUT

Tujuannya:

1.      Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari input apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau belum.

2.      Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan input yang diinginkan. Programmer membutuhkan desain input ini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan di suatu input.

8.2  DESAIN OUTPUT TERINCI

Pada tahap desain output secara umum, desain output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output system baru. Desain ouput terinci yang akan dibahas adalah untuk output berbentuk laporan dimedia kertas. Desain output di media lunak dalam bentuk dialog di layar terminal akan dibahas di bab selanjutnya.

Bentuk Laporan

Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh system informasi yang paling banyak digunakan adalah dalam bentuk table dan berbentuk grafik atau bagan.

1.      Laporan berbentuk table.

Berikut ini adalah macam-macam laporan yang berbentuk table yang menekankan kualitas isi serta kegunaannya :

a.       NOTICE REPORT

Merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini dibuatsesederhana mungkin tetapi jelas, karena dimaksudkan agar permasalahan – permasalahan yang terjadi tampak jelas sehingga dapat langsung ditangani.

b.      EQUIPOISED REPORT

Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikannya informasi yang berisi hal – hal bertentangan, maka dapat disajikan sebagai dasar didalam pengambilan keputusan.

c.       VARIANCE REPORT

Macam laporan ini menunjukkan selisih (Variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya.

d.      COMPARATIVE REPORT

Isi laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misalnya pada laporan laba atau rugi atau neraca dapat membandingkan antara nilai – nilai elemen tahun berjalan dengan tahun – tahun sebelumnya.

2.      Laporan berbentuk grafik

Laporan yang berbentuk grafik atau bagan dapat diklasifikasikan diantaranya sebagai berikut :

a.       Bagan Batang ( bar chart )

b.      BaganGaris ( line chart )

c.       Bagan Pastel ( pie chart )

v  BAGAN BATANG

Nilai-nilai dalam bagan batang (bar chart) digambarkan dalam bentuk batang-batang vertical ataupun batang-batang horizontal.

Kebaikan dari bagan batang adalah sebagai berikut :

·         Baik untuk perbandingan

·         Dapat menunjukkan nilai dengan tepat

·         Mudah dimengerti

Kelemahan dari batang adalah sebagai berikut :

·         Terbatas hanya pada satu titik saja

·         Spasi dapat menyesatkan

v  BAGAN BARIS

Pada bagian baris (line chart), variasi data ditunjukkan dengan suatu garis / kurva.

Kebaikan dari bagan garis adalah sebagai berikut :

·         Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik

·         Dapat menunjukkan beberapa titik

·         Tingkat kecepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya

·         Mudah dimengerti

Kelemahan dari bagan batang adalah sebagai berikut :

·         Bila terlalu banyak garis atau kurva (lebih dari 4 buah garis atau kurva), maka akan tampak rumit

·         Hanya terbatas pada 2 dimensi

·         Spasi dapat menyesatkan

v  BAGAN PASTEL

Bagan Pastel (Pie Chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai kue pastel (pie). Tiap-tiap potong dari pie dapat menunjukkan bagian dari data.

Kebaikan dari bagan garis adalah sebagai berikut :

·         Baik untuk perbandingan sebagian dari keseluruhannya

·         Mudah dimengerti

Kelemahan dari bagan garis adalah sebagai berikut :

·         Penggunaannya terbatas

·         Ketepatannya Kurang

·         Tidak dapat menunjukkan hubungan bebapa titik

·         Mudah dimengerti

v  Pedoman Desain Laporan

Berikut ini adalah pedoman-pedoman di dalam pembuatan suatu laporan.

1.      Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu:

a.       Judul laporan.

b.      Tubuh laporan.

c.       Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau grandtotal.

2.      Untuk laporan-laporan yang penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik, tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor.

3.      Untuk tiap-tiap batas tepi laporan, sebaiknya diberi jarak 2 ½ cm, sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya.

4.      Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.

5.      Untuk hal-hal yang ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal atau digaris bawahi.

6.      Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari penggunaan font yang sulit untuk dimengerti.

7.      Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakanlah tanda “.” atau “-”.

8.      Letakkanlah informasi yang mendetail di lampiran dan gunakanlah penunjuk yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan letak dari informasi detail tersebut.

9.      Usahakan di dalam laporan berisi keterangan-keterangan yang diperlukan yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-keterangan tersebut tidak ada.

10.  Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci.

11.  Laporan harus dibuat dan didistribusikan tepat pada waktunya.

12.  Laporan harus sederhana tetapi jelas.

13.  Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh pemakainya.

14.  Isi laporan harus akurat.

15.  Laporan bilamana mungkin harus distandardisasi.

16.  Laporan harus berguna.

17.  Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan.

v  Alat – alat Desain Output terinci

Dua buah alat desain sistem dapat dipergunakan untuk desain output terinci, yaitu sebagai berikut :

1.      Printer layout form atau printer spacing chart atau printer layout chart merupakan suatu bagan yang dipergunakan untuk menggambarkan sketsa bentuk dari output printer.

2.      Kamus data output yang merupakan pengembangan dari kamus arus data. Kamus data output digunakan untuk menjelaskan secara terinci tentang data yang akan disajikan dilaporan.

v  MENGATUR TATA LETAK ISI OUTPUT

Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari outpur untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem maupun bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau belum.

Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang diinginkan. Programmer membutuhkan desain output ini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan suatu output. Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak di printer dapat digunakan alat bagan tata letak printer (printer layout chart)dan kamus data  output.

Berikut ini merupakan penjelasan cara penggambaran di bagan tata letak printer.

·         Bentuk dari literal dapat ditulis apa adanya.

·         Nilai suatu data yang berasal dari suatu field atau variabel ditunjukkan oleh bentuk edit-mask.

·         Nomor yang ditulis diantara tanda kurung buka dan kurung tutup dekat dengan edit-mask.

·         Panah ke bawah menunjukkan cara penggambaran spasi di bagian tata letak printer.

8.3  DESAIN DIALOG LAYAR TERMINAL

Desain dialog layer terminal merupakan rancang bangun dari percakapan antar pemakai system (user) dengan computer. Percakapan ini dapat terdiri dari proses memasukkan data ke sistem, menampilkan output informasi kepada user atau dapat keduanya.

a)      Pedoman Desain Dialog

Pedoman mendesain dialog layer meliputi:

·         Sistem harus menyediakan instruksi-instruksi untuk user.

·         Layar harus dibentu sedemikain rupa sehinggan informasi, instruksi dan bantuan selalu ditampilkan pada area yang pasti.

·         Pembatasan ide dalam satu dialog.

·         Paging dan Scrolling.

·         Berita dan instruksi harus dapat ditampilkan cukup lama.

·         Hindari pengunaan singkatan.

·         Gunakan kata yang konsisten.

b)      Strategi Dialog

Terdapat beberapa strategi membuat dialog layar komputer:

·         Menu. Banyakdigunakan dalam dialog karena merupakan jalur pemakai (user interface) yang mudah dipahami dan mudah digunakan. Menu berisi dengan beberapa alternatif atau option atau pilihan yang disajikan kepada user. User dapat memilih pilihan di menu dengan cara menekan tombol angka atau huruf yang dihubungkan dengan pilihan tersebut.

·         Kumpulan intruksi (Instruction Set). Strategi dialog ini dilakukan dengan menuliskan suatu instruksi oleh user dan sistem akan mengartikan instruksi ini serta memberikan respon jawaban.

·         Dialog pertanyaan/Jawaban (Question/Answer Dialog). Sistem akan menampilkan terlebih dahulu pertanyaan dan user menjawabnya untuk mendapatkan respon lebih lanjut dari sistem.

8.4  DESAIN DATABASE TERINCI

Di tahap desain secara umum sebelumnya, desain database hanya dimaksudkan untuk mengidentifikasikan kebutuhan file-file database yang diperlukan oleh sistem informasi saja. Pada tahap desain terinci ini, desain database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap – tiap file yang telah diidentifikasikan di desain secara umum.

Elemen – elemen data di suatu file database harus dapat digunakan untuk pembuatan suatu output. Demikian juga dengan input yang akan direkamkan di database, file – file database harus  mempunyai elemen – elemen untuk menanmpung input yang dimasukkan. Untuk dapat merancang database terinci digunakan teknik normalisasi.

8.5  DESAIN TEKNOLOGI TERINCI

Pada desain teknologi secara umum telah ditentukan jenis dan jumlah dari teknologi yang akan digunakan. Yang belum didefinisikan secara pasti pada tahap ini adalah kapasitas dari teknologi simpanan luar yang akan digunakan. Kapasitas simpanan luar yang telah didefinisikan pada tahap desain secara umum hanya ditaksir secara kira – kira terlebih dahulu berdasarkan pengalaman analis sistem.

Setelah file – file database berhasil didesain secara rinci, kebutuhan kapasitas simpanan luar sekarang dapat dihitung dengan lebih tepat. Besarnya kapasitas simpanan luar yang dibutuhkan oleh sistem informasi dapat dihitung berdasarkan besarnya file – file database yang akan menyimpan data untuk satu periode tertentu.

8.6  DESAIN MODEL DAN KONTROL SECARA RINCI

Desain model terinci mendefinisikan secara rinci urut-urutan atau langkah-langkah dari masing-masing proses yang digambarkan dalam DAD, yang meliputi:

·         Desain Program Komputer Secara Modular

·         Alat-alat Desain Program Komputer

·         Metodologi Desain Program Komputer

·         Langkah Desain Program secara Moduler

8.7  MEMBUAT LAPORAN HASIL DESAIN SISTEM TERINCI

Laporan desain terinci bisa dipecah menjadi dua, yaitu laporan yang pertama untuk user lebih menekankan bentuk input dan output yang akan digunakan pada system informasi. Laporan yang kedua untuk programmer dan ahli-ahli teknik pendukung pengembangan sistem. Kedua laporan tersebut berisi teknis sehingga sering disebut dengan Teknical Manual.

8.8 IMPLEMENTASI SISTEM

A.    Definisi Implmentasi Sistem

Implementasi Sistem yaitu tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan.

B.     Langkah-langkah pada tahap implementasi sistem

1.      Menetapkan Rencana Implementasi : Adalah untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap sistem diterapkan pada suatu organisasi.

2.      Melakukan Kegiatan Implementasi 

Ada 5 kegiatan yang dilakukan pada langkah ini yaitu : 

a.       Pemilihan dan Pelatihan Personil 

Personil-personil yang terlibat di dalam sistem informasi adalah:

·         Tugas-tugas Input-Output Data : Personil-personil yang terlibat dalam menangani pemasukan data dan distribusi dari output.

·         Tugas-tugas Operasi : Personil-personil yang menangani jalannya operasi pengolahan data yang tidak terlibat secara langsung dengan tugas I/O.

·         Tugas-tugas Pemrograman : Personil-personil yang menulis program-program komputer.

·         Tugas-tugas Analis Sistem : Personil-personil yang akan mengembangkan sistem.

Pelatihan Karyawan, dapat dilakukan dengan:

·         Pelatihan (Training) : Personil yang masuk dalam kategori ini adalah personil-personil yang akan mengoperasikan sistem yaitu mereka yang terlibat dalam tugas mempersiapkan input, memproses data, mengoperasikan sistem, merawat & menjaga sistem.

·         Pendidikan (Education) : Personil-personil yang masuk dalam kategori ini adalah mereka yang membutukan & menggunakan sistem misalnya salesman, akuntan dll.

Pendidikan ini lebih ditekankan pada bagaimana kerja dari sistem dan bagaimana cara mengoperasikan sistem.

b.      Pemilihan Tempat dan Instalasi Perangkat Keras dan Lunak  

Sistem komputer yang besar membutuhkan tempat dengan lingkungan yang lebih harus diperhitungkan. Persiapan fisik ini meliputi : AC untuk mengatur temperatur ruangan, penerangan yang cukup, pendeteksi kebakaran, penyediaan alat telekomunikasi, dll.

c.       Pemrograman dan Pengetesan Program 

Pemrograman adalah kegiatan menulis kode program yang akan diproses oleh komputer. Setelah programmer selesai membuat program yang sesuai dengan desain sistem yang telah dibuat oleh  sistem analis dan sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan. Oleh sebab itu program harus ditest untuk menemukan kesalahan-kesalahan.

d.      Pengetesan Sistem

Kegiatan ini dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.

e.       Konversi Sistem

Merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap mulai untuk dapat digunakan.

C.    Tindak Lanjut Implementasi

Analis sistem masih perlu melakukan tindak lanjut berikutnya seteleh sistem baru diimplementasikan. Analis sistem masih perlu melakukan pengetesan penerimaan sistem. Pengetesan ini berbeda dengan pengetesan sistem yang telah dilakukan sebelumnya. Jika pada pengetesan sebelumnya digunakan data test/semu, tapi pada  pengetesan ini dilakukan dengan menggunakan data sesungguhnya dalam jangka    waktu tertentu yang dilakukan oleh analis sistem bersama-sama dengan user.